Aviso global de privacidade da Sophos ao candidato a emprego

1. DECLARAÇÃO DO AVISO AO CANDIDATO

Esta política destina-se a fornecer informações sobre como lidamos com os dados pessoais dos candidatos às vagas de emprego na Sophos e como mantemos esses dados durante o processo de recrutamento.

2. OBJETIVOS

  • Fornecer detalhes sobre quais informações coletamos sobre você e assegurar como usaremos essas informações; e
  • Cumprir com os requisitos legais, incluindo as leis de privacidade.

3. SOBRE ESTE DOCUMENTO

3.1 Levamos a sua privacidade a sério e estamos totalmente comprometidos em proteger seus dados pessoais. Reconhecemos nossa responsabilidade de manter todas as informações sobre você seguras e protegidas em todos os momentos.

3.2 A Sophos (referida como “nós”, “nos”, “nosso”) coletará e processará dados pessoais e categorias especiais de dados pessoais sobre você e reconhecemos a necessidade de tratar esses dados de forma apropriada e legal, de acordo com as leis de privacidade aplicáveis.

3.3 O objetivo deste aviso é fornecer informações sobre os tipos de dados pessoais e categorias especiais de dados pessoais que mantemos e processamos sobre você e por quê.

3.4 O processamento inclui a coleta, utilização, retenção, armazenamento, registro e destruição dos seus dados pessoais e categorias especiais de dados pessoais.

3.5 Este aviso está sujeito a alterações, e toda e qualquer alteração será notificada nesta página.

4. O QUE SIGNIFICA “DADOS PESSOAIS” E “CATEGORIAS ESPECIAIS DE DADOS PESSOAIS”?

4.1 “Dados pessoais” inclui informações relativas a uma pessoa viva, que pode ser identificada direta ou indiretamente por tais informações (por exemplo, nome, número do documento de identidade, dados de localização, um identificador online, um ou mais fatores específicos da identificação física, fisiológica, genética, mental, econômica ou social dessa pessoa).

4.2 “Categorias especiais de dados pessoais” refere-se às suas informações pessoais de natureza mais privada, como dados genéticos, dados biométricos, dados relativos à orientação ou vida sexual da pessoa, origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical e saúde.

4.3 Os dados pessoais e categorias especiais de dados pessoais sobre você mantidos e processados por nós podem ser mantidos em sistemas de arquivamento automatizados ou eletrônicos.

5. O QUE FAZEMOS COM OS SEUS DADOS PESSOAIS E QUAL É A NOSSA BASE LEGAL?

5.1 Utilizamos os dados pessoais que você nos fornece por diferentes razões. Essas razões podem ser resumidas da seguinte forma:

(a) Para cumprir com as nossas obrigações legais. Isso inclui as seguintes informações:

  • elegibilidade para trabalhar no país em que você está se candidatando para uma posição, conforme exigido pelas leis de imigração, como residência e status de autorização de trabalho, nacionalidade, passaporte e documentação de visto;
  • documentação de identificação formal relacionada a você, como passaporte ou carteira de habilitação, para verificar sua identidade;
  • ações judiciais feitas por você ou contra você, em observância a um processo judicial e ordens judiciais;
  • verificações relevantes para validar as informações da carteira de habilitação se a função para a qual você se candidatou envolver a condução de veículos da empresa; e
  • relações pertinentes a ocorrência, investigação ou prevenção de fraudes.

(b) Para concretizar nossos interesses legítimos como empresa. Isso inclui as seguintes informações:

  • seus dados de contato, como seu nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail pessoal, que serão usados para nos comunicarmos com você em relação ao processo de recrutamento;
  • seu Curriculum Vitae (CV), histórico escolar, registros empregatícios, qualificações profissionais e certificados para que possamos considerar sua adequabilidade à vaga de emprego à qual você está se candidatando;
  • detalhes do cargo ao qual você está se candidatando em atas e minutas realizadas por nós após uma entrevista com você, a fim de avaliar sua adequação para tal função;
  • conversas sobre remuneração e benefícios com você para ajudar a determinar se uma oferta de emprego pode ser feita a você;
  • os resultados de quaisquer verificações pré-emprego efetuadas
  • correios de voz, e-mails, correspondências, seu currículo (CV) e outras comunicações criadas, armazenadas ou transmitidas por você em ou para o nosso computador ou equipamento de comunicação, a fim de avançar a sua candidatura pelo processo de recrutamento;
  • gravações em circuito fechado de TV em nossas localidades empresariais para garantir a eficiência dos negócios, a proteção da propriedade da empresa e por razões de saúde e segurança; e
  • segurança da rede e da informação para que possamos adotar medidas para proteger as suas informações contra perda, roubo ou acesso não autorizado.

(d) Quando você nos der o seu consentimento para assim procedermos. Isso inclui o seguinte:

  • compreender e avaliar a sua adequação a uma função.

6. O QUE FAZEMOS COM AS CATEGORIAS ESPECIAIS DE SEUS DADOS PESSOAIS E QUAL É A NOSSA BASE LEGAL?

6.1 Processamos as categorias especiais de seus dados pessoais por diferentes razões. Essas razões podem ser resumidas da seguinte forma:

(a) Para permitir que você e nós desempenhemos nossas respectivas obrigações ou exerçamos nossos respectivos direitos em relação ao emprego e à lei de proteção social e segurança social. Isso inclui o seguinte:

  • informações de acompanhamento da igualdade de oportunidades (por exemplo, informações de raça, origem étnica, sexo ou religião). Essas informações são usadas de forma anonimizada apenas para fins estatísticos e não são usadas em relação à sua candidatura de emprego conosco; e
  • informações de saúde para avaliar e/ou cumprir com as nossas obrigações em caráter empregatício, de igualdade de oportunidades e da legislação de saúde e segurança (por exemplo, um requisito para fazer ajustes razoáveis no processo de entrevista com você).

(b) Para estabelecer, defender ou exercer ações judiciais na justiça do trabalho ou em qualquer outro tribunal de direito;

(c) Por razões de medicina ocupacional ou quando estamos avaliando sua capacidade de trabalho. Isso inclui o seguinte:

  • informações, registros e fichas médicas e de saúde (por exemplo, para avaliar se são necessários ajustes razoáveis para você durante o processo de recrutamento, na realização de qualquer avaliação médica necessária para a sua função, plano de pensão e quaisquer benefícios de seguro);
  • registros de ausência por doença, tais como, declaração de aptidão para o trabalho, motivos de ausência e formulários de autocertificação; e
  • registros de entrevistas/reuniões de retorno ao trabalho.

7. VERIFICAÇÃO DE ANTECEDENTES

7.1 Para o cumprimento das nossas obrigações legais pertinentes a vínculo empregatício, segurança social e proteção social, processaremos seus dados pessoais relacionados com a realização de verificações de antecedentes (incluindo dados pessoais de condenação criminal), sempre que necessário para uma função específica dentro da empresa.

8. OUTRAS PESSOAS QUE PODEM RECEBER OU TER ACESSO AOS SEUS DADOS PESSOAIS

8.1 Podemos compartilhar os seus dados pessoais internamente para os fins acima descritos com os funcionários de RH envolvidos no processo de recrutamento e/ou gerentes diretos da função e que estão envolvidos no processo de recrutamento do cargo ou cargos aos quais você está se candidatando.

8.2 Podemos compartilhar seus dados pessoais com subprocessadores, sempre que necessário, para facilitar as avaliações para a sua função desejada.

8.3 Os candidatos bem-sucedidos que se tornem funcionários poderão ter seus dados pessoais e categorias especiais de dados pessoais compartilhados com terceiros, agentes, subcontratados e outras organizações, conforme listado abaixo, para fins de prestação de serviços para nós ou diretamente para você em nosso nome:

(a) provedores de saúde no trabalho;

(b) provedores de produtos financeiros;

(c) provedores de planos de pensão;

(d) provedores de seguros;

(e) provedores de benefícios empregatícios; e

(f) provedores de serviços jurídicos.

8.4 Podemos compartilhar seus dados pessoais com o governo local e agências jurídicas relevantes a fim de cumprir com nossas obrigações legais.

8.5 Quando utilizamos provedores ou fornecedores terceirizados, divulgamos a eles apenas as informações pessoais que sejam necessárias para que prestem o serviço e com os quais tenhamos um contrato em vigor que exija que mantenham as suas informações seguras e que não as utilizem, salvo de acordo com as nossas instruções específicas.

9. RECEBIMENTO DE SEUS DADOS PESSOAIS

Podemos obter dados pessoais e/ou categorias especiais de dados pessoais sobre você de fontes terceiras, como agências de emprego, sites de emprego, centros de avaliação de recrutamento e seleção, e profissionais de saúde ocupacional e medicina do trabalho. Quando recebermos essas informações desses terceiros, apenas as usaremos de acordo com este aviso. Em alguns casos, os terceiros estarão agindo como um controlador de suas informações, portanto, recomendamos que você leia a política de privacidade pertinente a cada um deles.

10. ONDE ARMAZENAMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS OU CATEGORIAS ESPECIAIS DE DADOS PESSOAIS?

10.1 Seus dados pessoais e categorias especiais de dados pessoais são armazenados eletronicamente em nossos servidores seguros localizados nos Estados Unidos da América (“EUA”).

10.2 Indivíduos residentes no Espaço Econômico Europeu (EEE) ou no Reino Unido: transferimos os seus dados pessoais ou categorias especiais de dados pessoais para, ou armazenamos em, países localizados fora do EEE ou do Reino Unido (conforme aplicável); como tal, garantimos que existem salvaguardas adequadas para essa transferência e armazenamento, conforme exigido pelas leis de privacidade aplicáveis. Isso ocorre porque alguns países fora do EEE ou do Reino Unido não têm leis de proteção de dados adequadas e equivalentes às do EEE ou do Reino Unido. Essas salvaguardas incluirão a imposição de obrigações contratuais ao destinatário de suas informações pessoais ou a garantia de que os destinatários estejam registrados em estruturas internacionais que buscam garantir a proteção adequada.

11. POR QUANTO TEMPO MANTEMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS?

11.1 Mantemos os seus dados pessoais e dados de categorias especiais durante o tempo necessário para cumprirmos com as nossas obrigações legais e de acordo com as leis de privacidade aplicáveis.

11.2 Quando você se candidatar a uma vaga de emprego que anunciamos, compilaremos e manteremos um arquivo eletrônico contendo informações sobre você relacionadas à sua candidatura a um emprego conosco. Suas informações serão mantidas em segurança e serão usadas para os fins de sua candidatura ao emprego.

11.3 Se a você for oferecido um trabalho conosco, e você o aceitar, suas informações pessoais serão transferidas para um arquivo eletrônico de funcionários. Quando o seu emprego conosco terminar, reteremos os seus dados pessoais de acordo com a nossa política de retenção de dados. O período de retenção varia dependendo das funções que você desempenhou durante o seu vínculo empregatício conosco, e seus dados pessoais serão excluídos de forma permanente e segura no fim desse período de retenção.

11.4 Se você não tiver êxito na sua candidatura a um emprego conosco, o habitual é que a Sophos remova as suas informações no prazo de 12 meses. No entanto, se você tiver dado o seu consentimento para que a Sophos retenha suas informações com a finalidade de reconsiderar você para oportunidades futuras, a Sophos reterá seus dados. Voltaremos a solicitar o seu consentimento a cada 12 meses, utilizando o endereço de e-mail que você nos forneceu.

12. SEUS DEVERES

12.1 Encorajamos você a garantir que as informações que mantemos sobre você sejam precisas e atualizadas, mantendo-nos informados de quaisquer alterações a seus dados pessoais. Você pode fazer isso atualizando seus dados no nosso sistema de rastreamento do candidato.

13. SEUS DIREITOS

13.1 De acordo com as leis de privacidade aplicáveis, você tem os seguintes direitos de proteção de dados:

  • o direito de acessar, eliminar ou solicitar a portabilidade dos seus dados pessoais.
  • o direito de nos solicitar a correção ou atualização de seus dados pessoais, opor-se ao processamento de seus dados pessoais ou solicitar que restrinjamos o processamento de seus dados pessoais.
  • após termos coletado e processado os seus dados pessoais com o seu consentimento, você pode retirar o seu consentimento a qualquer momento.

Para exercer qualquer um desses direitos, envie uma solicitação através do nosso portal de solicitação de direitos de proteção de dados.

Observe que alguns dos direitos descritos acima não são absolutos e podem não ser aplicáveis em certos cenários. Respondemos a todas as solicitações que recebemos de indivíduos que desejam exercer seus direitos de proteção de dados de acordo com as leis de privacidade aplicáveis.

Se você tiver alguma queixa sobre o processamento de seus dados pessoais, entre em contato conosco primeiro usando os dados de contato fornecidos abaixo. Se não estiver satisfeito com a nossa resposta, você tem o direito de reclamar com a autoridade de proteção de dados do seu país.

14. CONTATO

14.1 Se você tiver alguma dúvida sobre esta política de privacidade ou queixas sobre a maneira como tratamos seus dados pessoais, entre em contato com nossa a equipe de Proteção de Dados e Privacidade pelo e-mail dataprotection@sophos.com.

A última atualização deste documento foi realizada em 11 de dezembro de 2024.