1. DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD PARA CANDIDATOS
Esta política tiene por objeto informar sobre cómo tratamos la privacidad de los candidatos que solicitan un puesto de trabajo en Sophos y los datos personales que tenemos sobre ellos durante el proceso de contratación.
2. OBJETIVOS
- Proporcionarle información detallada sobre los datos que podemos recopilar sobre usted y ofrecerle plena confianza sobre el modo en que utilizaremos dicha información; y
- Cumplir los requisitos legales, incluidas las leyes de privacidad.
3. ACERCA DE ESTE DOCUMENTO
3.1 Su privacidad es muy importante para nosotros: nos comprometemos plenamente a proteger sus datos personales y somos conscientes de nuestra responsabilidad de mantener la seguridad de dicha información en todo momento.
3.2 Sophos (en adelante "nosotros", "nos", "nuestro/a") tratará y recopilará datos personales y categorías especiales de datos personales sobre usted, y reconoce la necesidad de tratar dichos datos de forma adecuada y legal, de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables.
3.3 El objetivo de este aviso es informarle sobre los tipos de datos personales y categorías especiales de datos personales que conservamos y tratamos sobre usted y por qué.
3.4 El tratamiento incluye la recopilación, el uso, la conservación, el almacenamiento, el registro y la destrucción de sus datos personales y categorías especiales de datos personales.
3.5 Este aviso puede ser modificado y cualquier cambio será notificado en esta página.
4. ¿QUÉ SIGNIFICAN "DATOS PERSONALES" Y "CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES"?
4.1 Los "datos personales" comprenden la información relativa a una persona viva, a la que se puede identificar directa o indirectamente mediante dicha información (por ejemplo, nombre, número de identificación, datos de localización, identificadores online, uno o más factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica o social de dicha persona).
4.2 Por "categorías especiales de datos personales" se entiende la información personal de carácter más privado, como los datos genéticos, los datos biométricos, los datos relativos a la vida u orientación sexual de una persona, el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, la afiliación sindical y los datos relativos a la salud.
4.3 Los datos personales y las categorías especiales de datos personales sobre usted que conservamos y tratamos pueden conservarse en sistemas de almacenamiento automatizados/electrónicos.
5. ¿QUÉ HACEMOS CON SUS DATOS PERSONALES Y CON QUÉ FUNDAMENTO JURÍDICO?
5.1 Utilizamos los datos personales que nos proporciona por diferentes motivos. Estos pueden resumirse de la siguiente manera:
(a) Para cumplir nuestras obligaciones legales. Esto incluye la siguiente información:
- idoneidad para trabajar en el país en el que se solicita un puesto, tal y como exigen las leyes de inmigración, como la situación de residencia y permiso de trabajo, la nacionalidad, el pasaporte y la documentación del visado;
- documentación de identificación formal relativa a usted, como el pasaporte o el permiso de conducir, para verificar su identidad;
- demandas legales presentadas por usted o contra usted, para respetar los procesos y las órdenes judiciales;
- comprobaciones pertinentes para validar la información del permiso de conducir si el puesto de trabajo que se solicita implica conducir vehículos de la empresa; y
- comprobaciones relativas a la aparición, investigación o prevención de fraude.
(b) Para perseguir nuestros intereses legítimos como empresa. Esto incluye la siguiente información:
- sus datos de contacto, como su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico personal, que se utilizarán para ponernos en contacto con usted en relación con el proceso de contratación;
- su currículum/CV y cualquier formación académica y experiencia laboral, cualificaciones profesionales y certificaciones para poder considerar su idoneidad para el puesto de trabajo al que opta;
- detalles del puesto de trabajo que solicita y notas que tomemos en una entrevista con usted, con el fin de evaluar su idoneidad para dicho puesto;
- conversaciones con usted sobre el sueldo y las prestaciones para ayudar a determinar si se le puede hacer una oferta de trabajo;
- los resultados de cualquier comprobación que se lleve a cabo antes de la contratación;
- mensajes de voz, correos electrónicos, correspondencia, su currículum y demás comunicados que usted cree o almacene en nuestro material informático o de comunicaciones o transmita a dicho material con el fin de hacer avanzar la solicitud en el proceso de contratación;
- CCTV en nuestras instalaciones comerciales para garantizar la eficiencia empresarial, la protección de la propiedad de la empresa, y por motivos de salud y seguridad; y
- seguridad de la red y de la información para que podamos tomar medidas a fin de proteger su información contra pérdidas, robos o accesos no autorizados.
(d) Cuando usted nos haya dado su consentimiento para ello. Esto incluye lo siguiente:
- comprender y evaluar su idoneidad para un puesto.
6. ¿QUÉ HACEMOS CON SUS CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES Y CON QUÉ FUNDAMENTO JURÍDICO?
6.1 Tratamos sus categorías especiales de datos personales por diferentes motivos. Estos pueden resumirse de la siguiente manera:
(a) Para que usted y nosotros podamos cumplir nuestras respectivas obligaciones o ejercer nuestros respectivos derechos en materia de empleo y seguridad social y legislación de protección social. Esto incluye lo siguiente:
- información sobre el seguimiento de la igualdad de oportunidades (por ejemplo, información sobre el origen racial o étnico, el sexo o la religión). Cualquier información de este tipo se utiliza de forma anonimizada únicamente con fines estadísticos y no se utiliza en relación con su solicitud de empleo en nuestra empresa; e
- información relativa a la salud para evaluar y/o cumplir nuestras obligaciones en virtud de la legislación en materia de empleo, igualdad de oportunidades y salud y seguridad (por ejemplo, el requisito de realizar ajustes razonables en el proceso de entrevista con usted).
(b) Para establecer, defender o ejercer reclamaciones legales ante un tribunal laboral o cualquier otro tribunal judicial;
(c) Por motivos de carácter médico-laboral, o cuando valoremos su capacidad laboral. Esto incluye lo siguiente:
- información/expedientes/informes médicos y sanitarios (por ejemplo, para evaluar si es preciso realizar ajustes razonables en su caso durante el proceso de contratación o llevar a cabo algún tipo de reconocimiento médico necesario para el puesto o las prestaciones de jubilación y de seguros);
- registro de ausencias por enfermedad, como los certificados de aptitud para el trabajo, los motivos de ausencia y los formularios de autojustificación; y
- registros de entrevistas/reuniones de reincorporación al trabajo.
7. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES
7.1 En cumplimiento de nuestras obligaciones en materia de empleo y seguridad social y de la legislación de protección social, podemos tratar los datos personales relativos a la realización de comprobaciones de antecedentes (incluidos los datos personales sobre condenas penales) cuando sea necesario para un determinado puesto dentro de la empresa.
8. PERSONAS QUE PUEDEN RECIBIR O TENER ACCESO A SUS DATOS PERSONALES
8.1 Podemos compartir sus datos personales a nivel interno, para los fines expuestos anteriormente, con los empleados de RR. HH. que participen en el proceso de contratación y/o con los responsables directos de la empresa que participen en el proceso de contratación para el puesto o los puestos de trabajo que usted solicita.
8.2 Podemos compartir sus datos personales con subprocesadores cuando sea necesario para facilitar las evaluaciones para el puesto deseado.
8.3 En el caso de los candidatos que se convierten en empleados, podemos compartir sus datos personales y las categorías especiales de datos personales con terceros, agentes, subcontratistas y otras organizaciones, que se enumeran a continuación, con el fin de que nos presten servicios a nosotros o directamente a usted en nuestro nombre:
(a) proveedores de salud laboral;
(b) proveedores de productos financieros;
(c) proveedores de pensiones;
(d) proveedores de seguros;
(e) proveedores de prestaciones para empleados; y
(f) proveedores de servicios jurídicos.
8.4 Podemos compartir sus datos personales con los organismos gubernamentales y órganos policiales locales pertinentes para cumplir nuestras obligaciones legales.
8.5 Cuando recurrimos a proveedores o suministradores externos, solo les revelamos la información personal necesaria para que puedan prestar su servicio, y tenemos un contrato en vigor que les obliga a mantener la seguridad de sus datos y a no utilizarlos más que de acuerdo con nuestras instrucciones específicas.
9. RECEPCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES
Podemos obtener datos personales y/o categorías especiales de datos personales sobre usted de terceros, como agencias de contratación, bolsas de trabajo, centros de evaluación de la selección, personas de referencia y profesionales de la salud laboral. Al recibir dicha información de estos terceros, solo la utilizaremos de acuerdo con este aviso. En algunos casos, dichos terceros serán los responsables del tratamiento de sus datos, por lo que le aconsejamos que lea su política de privacidad.
10. ¿DÓNDE ALMACENAMOS SUS DATOS PERSONALES O CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES?
10.1 Sus datos personales y categorías especiales de datos personales se almacenan electrónicamente en los servidores seguros que tenemos en los Estados Unidos de América ("EE. UU.").
10.2 Para las personas que residen en el Espacio Económico Europeo (EEE) o en el Reino Unido: transferimos sus datos personales o categorías especiales de datos personales a países situados fuera del EEE o del Reino Unido (según proceda) o los almacenamos en ellos y, en consecuencia, velamos por que se apliquen las garantías adecuadas para dicha transferencia y almacenamiento, tal como exigen las leyes de privacidad aplicables. Esto se debe a que algunos países situados fuera del EEE o del Reino Unido no cuentan con leyes de protección de datos adecuadas equivalentes a las del EEE o del Reino Unido. Estas precauciones incluirán exigir obligaciones contractuales al destinatario de su información personal o asegurarse de que los destinatarios hayan suscrito marcos internacionales que procuren garantizar una protección adecuada.
11. ¿CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SUS DATOS PERSONALES?
11.1 Conservamos sus datos personales y categorías especiales de datos personales durante el tiempo necesario para cumplir nuestras obligaciones legales y de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables.
11.2 Cuando solicite un puesto de trabajo que hayamos anunciado, recopilaremos y conservaremos un archivo electrónico con información sobre usted relacionada con la presentación de su candidatura. Sus datos se conservarán de forma segura y se utilizarán para tramitar su candidatura.
11.3 Si le ofrecemos un empleo y usted lo acepta, sus datos personales se transferirán a un archivo electrónico de personal. Cuando nuestra relación laboral finalice, conservaremos sus datos personales de acuerdo con nuestra política de retención de datos. El periodo de retención varía en función del puesto o puestos que haya ocupado durante su trayectoria en nuestra empresa, y sus datos personales se eliminarán de forma permanente y segura al final de dicho periodo de retención.
11.4 Si su candidatura no resulta seleccionada, por defecto, Sophos eliminará sus datos en un plazo de 12 meses. Sin embargo, si ha dado su consentimiento para que Sophos conserve su información con el fin de considerarle para futuras oportunidades de empleo, Sophos conservará sus datos. Volveremos a solicitar su consentimiento cada 12 meses utilizando la dirección de correo electrónico que nos haya facilitado.
12. SUS OBLIGACIONES
12.1 Le animamos a velar por que la información que tenemos sobre usted sea exacta y esté actualizada, y a mantenernos al corriente de cualquier cambio que se produzca en sus datos personales. Para ello, puede actualizar sus datos en nuestro sistema de seguimiento de candidatos.
13. SUS DERECHOS
13.1 En virtud de la legislación aplicable en materia de privacidad, tiene los siguientes derechos de protección de datos:
- el derecho a acceder, eliminar o solicitar la portabilidad de sus datos personales.
- el derecho a pedirnos que corrijamos o actualicemos sus datos personales, a oponerse al tratamiento de sus datos personales o a pedirnos que restrinjamos el tratamiento de sus datos personales.
- si hemos recopilado y procesado sus datos personales con su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe una solicitud a través de nuestro portal de solicitud de derechos de protección de datos.
Tenga en cuenta que algunos de los derechos detallados anteriormente no son absolutos y es posible que no se apliquen en determinados supuestos. Respondemos a todas las solicitudes que recibimos de personas que desean ejercer sus derechos de protección de datos de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables.
Si quiere presentar una queja sobre el tratamiento que hacemos de sus datos personales, le rogamos que primero se ponga en contacto con nosotros a través de los datos de contacto que figuran en el apartado "Contacto". Si no queda conforme con nuestra respuesta, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país.
14. CONTACTO
14.1 Si tiene alguna pregunta sobre esta política de privacidad o alguna queja sobre el tratamiento que hacemos de sus datos personales, póngase en contacto con nuestro equipo de protección de datos y privacidad en la dirección dataprotection@sophos.com.
La última actualización de este documento data del 11 de diciembre de 2024.