1.候補者への通知
本ポリシーは、Sophos の求人に応募をされた求職者のプライバシー保護について、また採用プロセスにおいて当社が求職者の個人情報をどのように取り扱うかについて、情報を提供することを目的としています。
2.目的
- 当社が求職者について収集する可能性のある情報の詳細をお知らせし、当社がこの情報をどのように使用するかについて求職者の信頼を得ること。
- プライバシー法を含む法的要件を遵守すること。
3.本書について
3.1 当社は求職者のプライバシーを重視し、求職者の個人情報を保護することに全力で取り組み、求職者の情報を常に安全かつ確実に保護する責任があることを認識しています。
3.2 Sophos (以下「当社」) は、求職者の個人情報および特別カテゴリの個人情報を処理および収集しますが、適用されるプライバシー法に従って、そのデータを適切かつ合法的に取り扱う必要があることを認識しています。
3.3 本通知の目的は、当社が保有および処理する求職者に関する個人情報および特別カテゴリの個人情報の種類とその理由について、求職者に情報を提供することにあります。
3.4 処理には、求職者の個人情報および特別カテゴリの個人情報の収集、利用、保有、保存、記録、破棄が含まれます。
3.5 本通知は変更されることがあり、変更はすべてこのページで通知されます。
4.「個人情報」および「特別カテゴリの個人情報」とは何を意味するのか？
4.1 「個人情報」には、生存する個人に関する情報が含まれ、その情報によって直接的または間接的に個人を特定することができます (たとえば、氏名、ID 番号、位置情報、オンライン識別子、またはその個人の身体的、生理的、遺伝的、精神的、経済的もしくは社会的アイデンティティに特有な 1 つまたは複数の要素)。
4.2 「特別カテゴリの個人情報」とは、よりプライベートな性質の個人情報に関係するもので、遺伝データ、生体データ、個人の性生活や性的指向に関するデータ、人種や民族的な出自、政治的意見、宗教や哲学上の信念、労働組合への加入、健康状態を意味します。
4.3 当社が保有および処理する求職者に関する個人情報および特別カテゴリの個人情報は、自動/電子ファイリングシステムに保存される場合があります。
5.求職者の個人情報をどのような目的で、どのような法的根拠に基づいて取り扱うのか？
5.1 当社は、求職者からご提供いただいた個人情報をさまざまな理由で使用します。それらの理由を以下に要約します。
(a) 当社の法的義務を遵守するため。次の情報が含まれます。
- 入国管理法で義務付けられている、応募する職種に就くための適格性 (居住資格や就労許可証のステータス、国籍、パスポート、ビザの書類など)
- 本人確認のための正式な身分証明書類 (パスポート、運転免許証など)
- 裁判手続きおよび裁判所の命令に従うために、求職者による、または求職者に対してなされた法的請求
- 応募する職務が当社車両の運転を伴う場合には、運転免許証情報を確認するための関連調査、および
- 詐欺の発生、調査、防止に関するもの
(b) 事業としての正当な利益を追求するため。次の情報が含まれます。
- 採用プロセスに関連して求職者と連絡を取るために使用される、求職者の氏名、住所、電話番号、個人用メールアドレスなどの連絡先情報。
- 履歴書/職務経歴書、学歴および職歴、専門資格や認定資格など、応募された求人への適性を当社が検討するために必要な情報
- 応募している職務の詳細、およびその職務に対する適性を評価するために、面接後に当社が記録した面接メモ
- 採用内定を判断するために、求職者と実施した給与および福利厚生に関する話し合い
- 実施された雇用前調査の結果
- ボイスメール、電子メール、通信文、履歴書/職務経歴書、および求職者が当社のコンピュータまたは通信機器上で作成、保存、または送信したその他の通信文は、採用プロセスにおける応募手続きを進めるために使用されます。
- 当社の事業所における CCTV (防犯カメラ) は、業務効率の向上、会社資産の保護、および安全衛生上の理由のために使用されます。
- 求職者の情報を損失、盗難、不正アクセスから保護することを目的とした措置を講じるためのネットワークおよび情報セキュリティ
(d) 求職者が当社に同意した場合。これには以下が含まれます。
- 求職者の職務適性を理解し評価すること。
6.求職者の特別カテゴリの個人情報について、どのような法的根拠に基づいて、どのような処理を行うのか？
6.1 当社は、求職者の特別カテゴリの個人情報をさまざまな理由で処理します。それらの理由を以下に要約します。
(a) 求職者と当社が、雇用および社会保障・社会保護法に関して、それぞれの義務を履行し、それぞれの権利を行使できるようにするため。これには以下が含まれます。
- 機会均等モニタリング情報 (たとえば人種、民族、性別、宗教に関する情報)。このような情報はすべて、匿名化された形式で統計目的にのみ使用され、当社への採用応募に関連して使用されることはありません。
- 雇用、機会均等、および労働安全衛生に関する法律に基づく当社の義務を評価および/または遵守するための健康情報 (たとえば、求職者との面接プロセスを合理的に調整する必要性)。
(b) 雇用審判所またはその他の裁判所における法的請求の確立、防御、行使のため。
(c) 職業医学上の理由、または当社が求職者の就労能力を評価する場合。これには以下が含まれます。
- 医療および健康に関する情報/記録/報告書 (たとえば、採用プロセスにおいて、職務、年金、保険給付に必要な医療評価の実施する際に、求職者に対して合理的な調整が必要かどうかを評価するため)
- 就労適性証明書、欠勤理由、自己申告書などの病欠記録
- 職場復帰面談/会議の記録
7.経歴調査
7.1 当社は、雇用および社会保障・社会保護法上の義務を履行するにあたり、当社の事業における特定の職務遂行に必要な場合、経歴調査 (犯罪歴に関する個人情報を含む) を実施し、これに関連する個人情報を処理することがあります。
8.求職者の個人情報を受領またはアクセスできるその他の者
8.1 当社は、上記に定める目的のため、採用プロセスに関与する人事担当者および/または応募する職務の採用プロセスに関与する事業部のラインマネージャーに対して、求職者の個人情報を社内で共有することがあります。
8.2 当社は、求職者の希望する職務の評価を促進するために必要な場合、求職者の個人情報を復処理者と共有することがあります。
8.3 採用が決定し、従業員となった応募者については、当社にサービスを提供するため、または当社に代わって応募者に直接サービスを提供するために、以下に列挙する第三者、代理人、下請業者、その他の組織と応募者の個人情報および特別カテゴリの個人情報を共有することがあります。
(a) 産業保健サービスプロバイダー
(b) 金融商品プロバイダー
(c) 年金プロバイダー
(d) 保険プロバイダー
(e) 従業員福利厚生プロバイダー
(f) 法律サービスプロバイダー
8.4 当社は、法的義務を遵守するために、求職者の個人情報を該当する地方自治体および法執行機関と共有することがあります。
8.5 当社は、第三者のサプライヤーまたはプロバイダーを利用する場合、そのサービスの提供に必要な個人情報のみを開示します。また、求職者の情報を安全に保管し、当社の特定の指示に従ってのみ使用することを義務付ける契約を締結しています。
9.求職者の個人情報の取得
当社は、人材紹介会社、求人情報サイト、採用評価センター、照会先、産業保健専門家などの第三者情報源から、求職者に関する個人情報および/または特別カテゴリの個人情報を取得することがあります。当社は、これらの第三者からかかる情報を取得する場合、本通知に従ってのみ利用します。場合によっては、これらの第三者が求職者の情報の管理者として行動することがあるため、これらの第三者のプライバシーポリシーをお読みになることをお勧めします。
10.求職者の個人情報または特別カテゴリの個人情報はどこに保存されるのか？
10.1 求職者の個人情報および特別カテゴリの個人情報は、アメリカ合衆国 (以下「米国」) 内に設置された当社の安全なサーバーに電子的に保存されます。
10.2 欧州経済地域 (EEA) または英国に居住する求職者: 当社は、求職者の個人情報または特別カテゴリの個人情報を、EEAまたは英国以外の国 (該当する場合) に転送するか、またはその国に保存します。そのため、当社は、適用されるプライバシー法に従って適切な保護措置が講じられるようにします。これは、EEA または英国以外の国の中には、EEA または英国のデータ保護法に相当する適切なデータ保護法を有していない国があるためです。これらの保護措置には、求職者の個人情報の受領者に契約上の義務を課すことや、受領者が適切な保護を確保することを目的とした国際的な枠組みに加入していることの確認が含まれます。
11.求職者の個人情報を保持する期間は？
11.1 当社は、当社の法的義務を履行するために必要な期間、および適用されるプライバシー法に従って、求職者の個人情報および特別カテゴリのデータを保持します。
11.2 当社が出した求人広告への応募があった場合、当社への応募に関連する求職者の情報を含む電子ファイルを作成し、これを保持します。求職者の個人情報は安全に保管され、採用選考の目的でのみ使用されます。
11.3 当社での採用がオファーされ、求職者がこれを承諾した場合、求職者の個人情報は電子的な人事ファイルに転送されます。当社での雇用が終了した場合、当社はデータ保持ポリシーに従って、その従業員の個人情報を保持します。保持期間は、当社での雇用期間中に担当した職務によって異なり、この保持期間が終了した時点で、従業員の個人情報は恒久的に安全な方法で削除されます。
11.4 当社での雇用に応募したが採用されなかった場合、Sophos は既定の設定では 12 か月以内に求職者の情報を削除します。ただし、Sophos が将来的に採用を検討する目的で求職者の情報を保持することに求職者が同意している場合、Sophos は求職者のデータを保持します。当社は、求職者が提供したメールアドレス宛てに、12 か月ごとに改めて同意を求めます。
12.求職者の義務
12.1 求職者は、当社が保有する求職者に関する情報が正確かつ最新なものとなるように、個人情報に変更が生じた場合には当社に通知するようお願いします。個人情報の更新は、当社の応募者追跡システム内で行うことができます。
13.求職者の権利
13.1 適用されるプライバシー法に基づき、求職者は以下のデータ保護に関する権利を有します。
- 求職者の個人情報へのアクセス、削除、またはポータビリティの要求を行う権利。
- 求職者の個人情報の修正または更新、求職者の個人情報の処理に対する異議申し立て、または求職者の個人情報の処理の制限を当社に要求する権利。
- 求職者の同意を得て当社が求職者の個人情報を収集および処理している場合、求職者はいつでも同意を取り下げることができます。
これらの権利を行使するには、当社のデータ保護に関する権利リクエストポータルを通じてリクエストを送信してください。
上記の権利の一部は絶対的なものではなく、特定の状況では適用されない場合があります。当社は、適用されるプライバシー法に従い、データ保護の権利を行使することを希望する個人から受け取ったすべてのリクエストに対応します。
当社による求職者の個人情報の処理について苦情がある場合は、まず、下記の「お問い合わせ先」に記載されている連絡先から当社にご連絡ください。当社の対応にご不満がある場合は、求職者の国のデータ保護当局に苦情を申し立てる権利があります。
14.お問い合わせ先
14.1 本プライバシーポリシーについてご質問がある場合、または当社による求職者の個人情報の取り扱い方法について苦情がある場合は、当社のデータ保護およびプライバシーチーム (dataprotection@sophos.com) までご連絡ください。
本書の最終更新日は 2024 年 12 月 11 日です。